従業員の業務スキルやノウハウは、それぞれ担当部署や取り組んでいる仕事内容に違いがあるため同じではないでしょう。しかしながら、業務の属人化が進むと業務効率や生産性、組織力の低下を招いてしまいます。

経営陣や幹部など役職者が従業員の適切な管理・指示を行い業務の属人化を防ぐためには、マネジメントの仕組み化が大切です。企業のなかには、業務の属人化の課題に直面しており、解消を目指しているところもあるのではないでしょうか。

この記事では、業務の属人化は組織力の低下を招く危険性について、属人化を防ぐためにマネジメントの仕組みを作る重要性と、進め方や注意点などについて紹介していきます。

業務の属人化は組織力の低下を招く危険が

企業は組織で運営していますから、従業員が個々で協調性を持って主体的に行動しながら、業務に取り組む必要があります。従業員による報告・連絡・相談の報連相が円滑でなかったり、業務の属人化が進み仕事の手順や内容、進め方などが特定の社員しか把握できなかったりすれば、企業利益を上げつつ永続的な存続が困難になってしまう恐れがあるでしょう。

業務の属人化が進むと、従業員同士で業務スキルやノウハウに差がつき、組織全体で情報共有がおろそかになります。その結果組織力の低下を招く危険性があるため注意が必要です。

マネジメントの仕組みを作る重要性

業務の属人化を防ぐためには、チームやプロジェクトをまとめる経営陣や役職者が、部下の適切なマネジメントに取り組むことが重要です。具体的には複数人で業務を行う時は、特定の人だけしか詳しく分からない状態にならないように、仕事の手順や内容、進め方などを誰でもできる化するマネジメントの仕組み作りが、属人的な状況を防ぐことに繋がるでしょう。

よくありがちな働きバチの法則のように、一部の仕事ができるビジネスパーソンに業務が偏ってしまうと、あまり業務スキルやノウハウを持っていない人は、いつまで経っても代わりを務めることができません。

業務に詳しくない従業員には、適切な判断力や経験が備わっていないため、属人化するとどうしても業務に詳しい担当者による勘や経験、精神論などいわゆるKKKで成り立ってしまいやすいです。従業員をマネジメントする仕組みを作ることで、KKKに頼らずに業務に取り組めるようになります。

マネジメントの仕組みを作る5つの方法

ここまでで、業務の属人化は組織力の低下を招く危険性や、マネジメントの仕組みを作る重要性をお伝えしてきましたが、具体的にはどのような方法があるのかわからず悩んでいるところもあるのではないでしょうか。

次章では、マネジメントの仕組みを作る5つの方法を解説していきます。

1. 社内情報の一元化
2. 情報共有の設計
3. 会議や打ち合わせで共通した資料共有
4. トップの意図を正しく理解して落とし込む
5. 属人性が低く再現性が高いマニュアルの作成

1.社内情報の一元化

業務をKKKに依存せず従業員の誰でもできる化するという、マネジメントの仕組みを作るためには、組織全体で情報共有が大切です。社内情報の一元化に取り組めば、従業員同士が業務に必要な情報がすぐに把握できます。

その結果、従業員同士でスムーズな情報共有が可能になり、企業が取り扱う情報を組織全体で管理して外部への情報漏えいの防止にも繋がります。

2.情報共有の設計

業務の属人化を防ぎスムーズに仕事を進めるためには、ささいなことでも情報共有が大切です。例えば、経営陣や役職者が従業員の業務の進み具合を把握できないと、トラブルの対応が遅れ、適切な指示・管理ができなくなります。従業員に進捗状況を都度報告するようにルールを設けるなど、情報共有の設計を行うことが重要です。

3.会議や打ち合わせで共通した資料共有

業務の流れや全体像を従業員の誰でもが把握できるようにするために、会議や打ち合わせで共通した資料共有が大切です。経営陣や役職者は定期的に実施される会議や打ち合わせで、部下に渡す仕事の資料を統一するようにマネジメントの仕組みを作ることで、特定の従業員だけの情報や知識の偏りを防げます。

4.トップの意図を正しく理解して落とし込む

現場で働く従業員のマネジメントを行う役職者は、トップの意向を正しく理解して部下へ伝えるために、時にはトップとディスカッションしたり、企業戦略や資料のブラッシュアップをしたりも必要です。そうすることで、なぜその業務に取り組む必要があるのか理由や、意図を従業員に明確に伝えられるため連帯感が生まれやすくなり業務効率や生産性の向上が期待できます。

5.属人性が低く再現性が高いマニュアルの作成

従業員のマネジメントの仕組み作りの中でも、業務に関してのマニュアル作成は重要です。マニュアルがあれば、既存社員だけではなく新たに雇用した人材も、すぐに仕事に取り組むことができます。ただし、業務を誰でもできる化することが大切なので、属人性が低く再現性が高いマニュアルの作成が必要です。

マネジメントの仕組み化の5つの注意点

業務効率や生産性を高めるためには、マネジメントの仕組み作りが大切だとお伝えしてきました。マネジメントの仕組みを構築するならば、下記のように注意していただきたい5つのポイントがあります。

次章では、マネジメントの仕組み化の5つの注意点を解説していきます。

1. 従業員のモチベーション維持
2. 誰にでもわかりやすい指示・管理を行う
3. 業務効率化が図れるマニュアルにする
4. 目標や人材採用の基準を見える化する
5. 仕事ができる人とできない人のギャップにフォーカスする

1.従業員のモチベーション維持

業務効率や生産性を高めていくためには、従業員の高いモチベーションが欠かせません。例えば、定期的にミーティングで経営陣や役職者と部下が意見交換して、部下が良いアイデアや意見をだしてくれたら、積極的に採用すると良いかもしれません。仕事の目標設定を行うと同時に、成果や貢献度に応じて成果報酬を与えるようにするなど、評価制度の可視化によって、従業員のモチベーション維持に繋がりやすくなるでしょう。

2.誰にでもわかりやすい指示・管理を行う

従業員の誰でもが仕事の手順や内容、進め方をスムーズに理解でき作業に取り組めるように、誰でもできる化にする仕組み作りが大切ですが、それだけでは商品やサービスの品質を一定に保つのは難しくなります。経営陣や役職者は従業員をマネジメントする際に、誰にでもわかりやすい指示・管理を行いながら業務を進めていくことが、商品やサービスの品質を一定に保つために大切です。

3.業務効率化が図れるマニュアルにする

業務マニュアルを作成することで、従業員の持つスキルやノウハウの偏りを防ぎ、誰でも作業に取り組めるようにできます。しかし細かすぎる手順にしたり作業効率が悪かったりすると、業務効率や生産性の低下を招きます。そのため、簡単な手順や作業工程が少なくて済むような仕組みにして、生産性の向上や業務効率化が図れるような業務マニュアルの作成が大切です。

4.目標や人材採用の基準を見える化する

経営陣や役職者の勘、経験、精神論のKKKに頼った目標設定や人材採用を行うのは自己満足にしかならず、明確な判断基準が無いため属人化してしまいます。他の人も同じ様に判断できるように、目標や人材採用の基準を箇条書きや数値で表すなど、見える化することが大切です。

5.仕事ができる人とできない人のギャップにフォーカスする

業務の属人化が進むと、企業の組織モデルにありがちな働きバチの法則の様に一部の優秀な従業員が日常業務を一生懸命に回すようになり、仕事ができる人とできない人との差がどんどん広がる一方になる恐れがあります。

なので、仕事ができる人とできない人の差は一体何なのかという、ギャップにフォーカスします。ギャップを見極めて、コツやポイントを把握して仕事ができない人にやり方をわかりやすく伝えていくことが大切です。

まとめ

企業ではたくさんの従業員が働いており、永続的な存続や業務効率、生産性の向上を目指すためには、組織運営や人材の適切なマネジメントが重要です。経営陣や役職者は、マネジメントの仕組みを作り従業員への指示・管理を効率良く行い、業務の属人化が進まないようにしていくことが大切です。仕事ができる人とできない人との差を埋め、業務を誰でもできる化する仕組みを作ることで、業務効率や生産性の向上が期待できるでしょう。