会社という組織で働くビジネスパーソンは、仕事上のコミュニケーションで建前と本音を使い分けるものです。職場で働いている人は、自分一人だけではありませんから、周りと協調性を持ちながら主体的に仕事をする必要があります。そして、時には空気を読んだ言動・行動をとったり、自分の気持ちを素直に表さず周りに合わせることもビジネスを円滑に進めていくために大切です。

しかしながら、常に周りの反応や顔色を伺いながら仕事をしていると、ストレスが溜まったり不満や悩みを抱えメンタルに悪影響を及ぼす恐れがあるでしょう。会社によっては、社員一人ひとりと良好な関係を築いていくために、上司と部下で1on1ミーティングを定期的に実施しているところもあります。

この記事では、1on1ミーティングの基礎知識や、その目的と事前準備～やり方などについて解説していきます。

1on1ミーティングとは？

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う会議のことです。1対1で対話するなら、man to man(マン・ツー・マン)でも良いのではと思う人もいるのではないでしょうか。

man to manは、日本語で聞くと確かに1対1の意味になりますが、英語では相手と腹を割って会話するというニュアンスになります。ビジネス英語では使われない言葉ですので、1対1で対話するのであれば1on1と表現するのが適切です。1on1ミーティングは、日本発祥ではありません。

元々は、アメリカのシリコンバレー企業で広まり、その後、日本の有名企業が取り入れていっている背景があります。そして、1on1ミーティングと聞くと人事評価面談のことだと思う人は多いかもしれません。

しかしながら、1on1ミーティングと人事評価面談は実施方法や目的が異なるので同じではありません。1on1ミーティングは、上司が部下の評価を実施するのではなく、深くコミュニケーションを図ることで部下の精神状態を把握したり、自律的な成長を促進させるために行われています。

人事評価面談は、上司が部下に対して仕事の成果や勤務態度などの評価や課題の洗い出しを行うことなので、対話のゴールや期待する成果が違うのです。

1on1ミーティングの目的

世の中に存在する全ての日本企業が人材不足ではありませんが、少子高齢化によって労働者の減少や、個々の働き方、価値観などの変化により多くの企業が人材確保を課題にしています。入社した従業員の成長を促し、企業の生産性を高めるためにも1on1ミーティングでは人材育成や、従業員のモチベーション向上を目的としています。

1on1ミーティングで、上司は部下の不安や疑問、悩みなどの問題を一緒に洗い出し、上司は解決策や改善策などを部下にフィードバックして、今後、役立てるように対処したりコミュニケーションを図って良好な関係の構築を重視するのです。

【事前準備編】1on1ミーティングのやり方とは？

まずは1on1ミーティングを実施するうえで重要な、事前準備の内容を解説していきます。

• 1on1会議のための環境整備
• 基本的なルール・目的を設定
• スケジュールを決定
• オンラインツールの導入
• 1on1会議の会話内容を考える

1on1会議のための環境整備

上司と部下が直接1on1会議をするのであれば、特に環境整備は必要ありませんがオンラインの場合は以下のような準備を行わなければいけません。

• パソコン、スマホなどのデバイス
• Wi-Fi
• カメラ
• マイク
• スピーカー
• イヤホン
• チャットや音声ツール
• 接続環境の設定
• 照明

そして、オンラインで1on1ミーティングをする場合、音声と映像に不具合が起きてしまうとスムーズに対話ができなくなります。ですので、1on1ミーティングを開始するまでに事前テストをしておき、問題があれば早めに対処しましょう。

基本的なルール・目的を設定

1on1ミーティングを行ううえで、基本的なルール・目的を設定することは大切です。もしかしたら、面談に対して上司と部下の常識や価値観にズレが生じている可能性もあるからです。

例えば、どちらかが遅刻をしたりオンラインの場で周りが騒がしいところでログインしてしまうと、スムーズに1on1ミーティングが行えませんよね。対面での1on1ミーティングと比べて、オンラインの場では制限も多いので不慣れな従業員もいるでしょう。

また、部下によっては人事評価面談を行うのかなと、目的を勘違いしていることも考えられるので基本的なルール・目的を明確に決めておくとトラブル防止に繋がります。

スケジュールを決定

普段、従業員は仕事に取り組んでいるので、上司がいきなり1on1ミーティングを実施してしまうと、部下の仕事のリズムや予定を乱してしまいます。1on1ミーティングの実施日をいつにするのか、上司と部下で相談して事前にスケジュールを決定しておくことが大切です。

スケジュールは、上司と部下のどちらかが設定しても構いません。定期的に1on1ミーティングを行うようなスケジュールを組んでおくと、当日に都合がつかなくて参加できなくなっても、次の機会の日程は決まっているので日程変更の手間が省けます。

1on1会議の会話内容を考える

1on1会議を行う上司と部下の中には、当日に何を話せば良いのかわからない人もいるでしょう。もしかしたら、部下は普段、上司と会話する機会が無いので、いざ1on1ミーティングで対話をするのは緊張したり、あまり信頼関係の構築ができていないため、自己開示がしにくいと思っているかもしれません。

上司は、普段から部下とコミュニケーションを深めて、部下に本音を話してもらえるようにすることが大切です。

また、1on1会議で沈黙したりスムーズなコミュニケーションが図れなくて、無駄な時間を過ごさないように会話内容を考えておくことが重要です。

オンラインツールの導入

1on1ミーティングをパソコンやスマホなどのデバイスを使用して行う場合、オンラインツールの導入が必要です。音声と動画配信が利用できるものを選ぶのはもちろんのこと、会話内容の漏洩を防ぐためにセキュリティー対策が万全なツールを選ぶことが大切です。

【当日編】1on1ミーティングのやり方を解説

それでは1on1ミーティングの日時が決まったら、当日どのように進めていくのかを解説していきます。

• 1on1会議の実施
• 課題のヒアリングとミッションの提案
• 面談シートに内容をまとめる

1on1会議の実施

事前準備が整ったら、上司は部下に質問してフィードバックも交えながら1on1ミーティングを実施します。

1on1ミーティングは、週に1回、月に1回など企業によって頻度に違いがあるのですが、だいたい1回の面談時間は約30分と決めているところが多いです。

課題のヒアリングとミッションの提案

1on1ミーティングで上司は、部下と深くコミュニケーションを図り課題のヒアリングと洗い出しを行うことが大切です。現在の状況と目標を照らし合わせながら、次の行動計画を練って部下の成長を促します。

そして、多くの社員は自分で自分の課題や目指すべき目標が見えていないことを覚えておきましょう。ほとんどの場合、上司から言われたことしかできないと捉えておき、せっかくの1on1ミーティングの機会に、次のミーティングまでにどうなっているべきか、プロジェクトに対してのマインドセットを落とし込めるようにしましょう。

面談シートに内容をまとめる

1on1ミーティングで、上司と部下はどのような会話内容だったのか面談シートに内容をまとめることで、定期的に見直しや次回に活用できます。面談シートに記録するのは、部下の成長度合いを把握するためにも重要です。

まとめ

企業に勤める上司と部下が、1対1で会議することを1on1ミーティングと言います。1on1ミーティングで部下は、現状での悩み・疑問・今後の課題などについて上司と会話しながら、上司からフィードバックを貰ったり部下の自己解決のフォローを行います。

社内で良好な人間関係を築いていくためにも、1on1ミーティングの基礎基本を理解して正しいやり方を実践することが大切です。