企業は従業員の仕事の評価を公平に行わなければいけないため、多くの企業では人事評価シートが用いられています。従業員ひとりひとりに対して、一般的には1年・6ヶ月・四半期など期間を決めて、その時期内で目標設定をし評価やフィードバックを行います。

人事評価シートを活用すれば、従業員の仕事に対する意欲、成果や実績を数値化し客観的な情報から公平な評価が可能です。

上司と部下の相性の良し悪しといった主観的な評価や、評価基準・評価項目が曖昧にならないので、従業員は企業側が仕事の能力・意欲を適正な判断をしてくれていると視覚的に理解できます。

この記事では、人事評価シートの概要や目的、書き方は4つの点が大切なことと職種別の書き方などについてわかりやすく解説していきます。

人事評価シートとは？

従業員ひとりひとりの能力や、会社への貢献度に対する評価をしたり目標を管理するために、人事評価シートを活用している企業は多いです。

人事評価を行うことで、従業員の待遇改善、異動、仕事の割り当て、別の部署へ配属、役職などを任命する処遇の根拠となります。

上司や経営陣の個人的な主観、感情で評価を行うと、どうしても相性の良し悪しや人間性の好き嫌いで判断したり、ひいきしてしまう恐れもあるでしょう。人事評価シートは、従業員の評価の公平性を保ちますし上手く活用することで、人材育成を促し企業の業績向上に繋がります。

人事評価と類似した言葉に「人事考課」がありますが、正確には人事考課は従業員の仕事の成果を判断し、賃金・ボーナスを決定する時に用いられることが多いです。

人事評価シートの目的

人事評価シートの活用には、次の4つの目的があります。

1. 従業員の能力や問題点を知るため
2. 従業員の働く意欲の向上
3. 明確な目標設定
4. 従業員本人が成長を確認するため

企業が従業員の仕事に対する人事評価をするうえで、目的が不透明ですと意味のない評価になってしまう恐れがあります。人事評価シートを活用することで、従業員や上司は目的を明確にできるので今後の対応や成長に繋げられるのです。

人事評価シートの書き方は4つの点が大切

人事評価シートは、次の4つの点を意識した書き方をすると評価に至った経緯や理由などが、従業員や評価者がお互いに理解しやすくなります。

1. 実績を数値化
2. 根拠になる事実を客観的に評価
3. 課題と改善点を書く
4. 実現可能な目標を決める

人事評価シートは、従業員の自己評価コメント、上司からの評価コメントやフィードバックコメントを記載するケースが多いです。そのため、人事評価シートの書き方で大切な4つの点は従業員と企業側の双方が理解しておいた方が良いでしょう。

人事評価シートは、以下の4つの点の書き方を心掛けて書いてみましょう。

1.実績を数値化

従業員の仕事の成果や実績、目標などを数値化した書き方をすることで評価の基準が曖昧にならず説得力がでます。

それにより、次の人事評価までには以前に評価がくだされた数値以上になるように、頑張ろうと従業員が思ったり、なぜ今回、数値化された評価が低いのか課題解決に向けて取り組めます。

また、次回の人事評価の数値と比較することができるので、前回より評価された数値が低ければ改善に向けて取り組むことが可能です。

2.根拠になる事実を客観的に評価

従業員や上司は、自身の主観や感情で人事評価シートにコメントを書いてはいけません。「評価期間中はだいたい仕事を頑張れた」、「良い働き方ができた」など曖昧な評価ですと評価者を納得させるだけの根拠が無いと判断されます。

根拠になる事実を客観的に評価することが大切です。従業員は、客観的な視点で事実通りの自己評価をつけ、上司は自身の感情を込めたりひいきをせず人事評価シートに評価コメントを記載しましょう。

3.課題と改善点を書く

仕事に関して、何も課題が見つけられない従業員は、今後のびしろが期待できなく成長が見込めません。立派な社会人として、成長し続けられるように人事評価シートの書き方で、課題と改善点を書くのは大切です。

人事評価シートに、課題と改善点を書くだけではなく、翌日や翌週からさっそく課題解決に向けて取り組むようにすると、次回の人事評価でプラスの評価に繋がる可能性があります。

4.実現可能な目標を決める

人事評価シートで、目標設定する場合はあまりにも目標が高すぎると途中で挫折してしまいます。目標が低すぎてもモチベーションの向上に繋がりませんから、実現可能な目標を決めることが大切です。

人事評価の結果は昇給・昇進などの処遇に関係します。目標達成までの難易度を易しくすれば、達成度が上がるので高い評価を得やすくなるのです。

人事評価シートの職種別の書き方

人事評価シートの職種別の書き方を解説していきます。

事務職

直接、仕事の成果や売上に貢献する職種ではない事務職ですが、人事評価シートで仕事の効率化や利益率などの面で会社にアピールできます。

人事評価シートの書き方として、日々の仕事はルーティン化しているものが多く数値化は難しいでしょう。日常に行われる業務の流れの見直し、経費の削減目標など数字を使用して具体的に示したりすると良いです。

公務員

地方公務員、国家公務員は1年に1回の能力評価と、1年に2回の業績評価で人事評価が実施されます。職業的に、仕事で正確性が求められることが多いです。

人事評価シートに、評価コメントを記入する時は「仕事上のミスの割合をXX%に抑えることができた」など、客観的な書き方をしましょう。

営業職

仕事の成果や実績、目標、改善点などを、数値化して人事評価シートに記載しやすい職種が営業職です。毎月、具体的な数値を示したノルマがあったり、目標設定している企業はたくさんあります。

人事評価シートにも、契約本数や売上目標などの具体的な数値を記載して、目標達成までのプロセスや達成度合いも明確に書くことが大切です。

人事評価シートは社員の自己評価に影響する？

従業員の人事評価は、「業績考課・情意考課・能力考課」の3つの評価項目で基本的に構成されています。上司や企業側は、人事評価シートを用いて、上記の3つの評価項目を考慮しながら従業員に対しての評価コメントを記入したりフィードバックコメントを行います。

人事評価シートは、従業員が自ら自己評価コメントを記入することもあるのですが、上司や企業側の評価と比較して不自然さや違和感があるとマイナスの評価を受けてしまうかもしれません。もちろん、従業員の自己評価コメントがプラスに働く場合もあります。

しかし、人事評価シートで明らかに矛盾した自己評価を行うと、上司や企業側に自己評価の再提出を求められる可能性があります。人事評価シートは、従業員の自己評価は少なからずプラスにも、マイナスにも影響する物という認識をもっていた方が良いでしょう。

まとめ

企業は人事評価を行う際は、従業員の仕事の成果や意欲、貢献度などを客観的な視点から公平に評価する必要があります。従業員に長く勤めてもらうためには、働きやすい環境整備を整え、仕事上の理不尽さや不平不満を極力減らすことが大切です。

人事評価をする際に、人事評価シートを活用すると従業員の仕事に対する意欲、成果や実績を数値化し客観的な情報から公平な評価が可能です。人事評価シートを上手く活用して、人材育成を促し企業の業績向上に繋げていきましょう。